GDPR

Data Protection Policy

[Cultural Creative Corner ASBL]

Last updated23.06.2023

Definitions

Organisationmeans Cultural Creative Corner ASBL, a registered organisation.
GDPRmeans the General Data Protection Regulation.
Responsible Personmeans President of the organisation.
Register of Systemsmeans a register of all systems or contexts in which personal data is processed by the Organisation.

Data Protection Principles

The Organization is committed to processing data in accordance with its responsibilities under the GDPR and the Belgian data protection laws.

Article 5 of the GDPR, as incorporated into Belgian law, requires that personal data shall be:

  1. Processed lawfully, fairly, and in a transparent manner in relation to individuals.
  2. Collected for specified, explicit, and legitimate purposes and not further processed in a manner that is incompatible with those purposes. Further processing for archiving purposes in the public interest, scientific or historical research purposes, or statistical purposes shall not be considered incompatible with the initial purposes.
  3. Adequate, relevant, and limited to what is necessary in relation to the purposes for which they are processed.
  4. Accurate and, where necessary, kept up to date. Every reasonable step must be taken to ensure that personal data that are inaccurate, having regard to the purposes for which they are processed, are erased or rectified without delay.
  5. Kept in a form which permits identification of data subjects for no longer than is necessary for the purposes for which the personal data are processed. Personal data may be stored for longer periods insofar as the personal data will be processed solely for archiving purposes in the public interest, scientific or historical research purposes, or statistical purposes subject to implementation of the appropriate technical and organizational measures required by the GDPR and Belgian data protection laws to safeguard the rights and freedoms of individuals.
  6. Processed in a manner that ensures appropriate security of the personal data, including protection against unauthorized or unlawful processing and against accidental loss, destruction, or damage, using appropriate technical or organizational measures.
  7. General provisions

This policy applies to all personal data processed by the Organization.
The Responsible Person shall take responsibility for the Organization’s ongoing compliance with this policy.
This policy shall be reviewed at least annually.

  1. Lawful, fair, and transparent processing

To ensure its processing of data is lawful, fair, and transparent, the Organization shall maintain a Register of Systems.
The Register of Systems shall be reviewed at least annually.
Individuals have the right to access their personal data, and any such requests made to the Organization shall be dealt with in a timely manner.

  1. Lawful purposes

All data processed by the organization must be done on one of the following lawful bases: consent, contract, legal obligation, vital interests, public task, legitimate interests, or any other basis provided by Belgian data protection laws.
The Organization shall note the appropriate lawful basis in the Register of Systems.
Where consent is relied upon as a lawful basis for processing data, evidence of opt-in consent shall be kept with the personal data.
Where communications are sent to individuals based on their consent, the option for the individual to revoke their consent should be clearly available, and systems should be in place to ensure such revocation is accurately reflected in the Organization’s systems.

  1. Data minimization

The Organization shall ensure that personal data are adequate, relevant, and limited to what is necessary in relation to the purposes for which they are processed, in compliance with Belgian data protection laws.

  1. Accuracy

The Organization shall take reasonable steps to ensure personal data is accurate.
Where necessary for the lawful basis on which data is processed, steps shall be put in place to ensure that personal data is kept up to date.

  1. Archiving / removal

To ensure that personal data is kept for no longer than necessary, the Organization shall put in place an archiving policy for each area in which personal data is processed and review this process annually.
The archiving policy shall consider what data should/must be retained, for how long, and why, in compliance with Belgian data protection laws.

  1. Security

The Organization shall ensure that personal data is stored securely using modern software that is kept up-to-date.
Access to personal

data shall be limited to personnel who need access, and appropriate security measures should be in place to avoid unauthorized sharing of information.
When personal data is deleted, it should be done safely and irrecoverably.
Appropriate backup and disaster recovery solutions shall be in place.

  1. Breach

In the event of a breach of security leading to the accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorized disclosure of, or access to, personal data, the Organization shall promptly assess the risk to people’s rights and freedoms and, if appropriate, report this breach to the relevant data protection authority in Belgium, as required by Belgian data protection laws.

END OF POLICY

(NL)

Data Protection Principles

[Cultural Creative Corner VZW]

Laatst bijgewerkt23.06.2023
Organisatiebetekent Cultural Creative Corner vzw, een geregistreerde organisatie.
AVGbetekent de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Verantwoordelijke persoonbetekent de voorzitter van de organisatie.
Register van Systemenbetekent een register van alle systemen of contexten waarin persoonsgegevens worden verwerkt door de Organisatie.

Principes inzake gegevensbescherming

De Organisatie is toegewijd aan het verwerken van gegevens in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

Artikel 5 van de AVG, zoals opgenomen in de Belgische wetgeving, vereist dat persoonsgegevens:

  1. Op rechtmatige, eerlijke en transparante wijze worden verwerkt met betrekking tot individuen.
  2. Alleen worden verzameld voor specifieke, expliciete en legitieme doeleinden en niet verder worden verwerkt op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden. Verdere verwerking voor archiveringsdoeleinden in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden wordt niet als onverenigbaar beschouwd met de oorspronkelijke doeleinden.
  3. Toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  4. Juist en, indien nodig, actueel worden gehouden. Er moeten redelijke maatregelen worden genomen om persoonsgegevens die onjuist zijn, gezien de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, onverwijld te wissen of te corrigeren.
  5. Worden bewaard in een vorm die identificatie van de betrokkenen mogelijk maakt gedurende een periode die niet langer is dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Persoonsgegevens kunnen voor langere periodes worden bewaard voor archiveringsdoeleinden in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden, mits de nodige technische en organisatorische maatregelen worden genomen die vereist zijn door de AVG en de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming ter bescherming van de rechten en vrijheden van individuen.
  6. Op een manier worden verwerkt die de beveiliging van persoonsgegevens waarborgt, inclusief bescherming tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging, door gebruik te maken van passende technische of organisatorische maatregelen.
  7. Algemene bepalingen

Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die door de Organisatie worden verwerkt.
De verantwoordelijke persoon is verantwoordelijk voor de voortdurende naleving van dit beleid door de Organisatie.
Dit beleid zal minstens jaarlijks worden herzien.

  1. Wettelijke, eerlijke en transparante verwerking

Om ervoor te zorgen dat de verwerking van gegevens wettelijk, eerlijk en transparant is, zal de Organisatie een Register van Systemen bijhouden.
Het Register van Systemen zal minstens jaarlijks worden herzien.
Individuen hebben het recht om toegang te krijgen tot hun persoonsgege

vens, en verzoeken van dergelijke aard die aan de Organisatie worden gedaan, zullen tijdig worden afgehandeld.

  1. Wettige doeleinden

Alle gegevens die door de organisatie worden verwerkt, moeten worden verwerkt op basis van een van de volgende wettelijke grondslagen: toestemming, contract, wettelijke verplichting, vitale belangen, publieke taak, gerechtvaardigd belang, of enige andere grondslag die door de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming wordt geboden.
De Organisatie zal de passende wettelijke grondslag in het Register van Systemen vermelden.
Wanneer toestemming wordt gebruikt als wettelijke grondslag voor de verwerking van gegevens, moet er bewijs van opt-in toestemming bij de persoonsgegevens worden bewaard.
Wanneer communicatie naar individuen wordt gestuurd op basis van hun toestemming, moet de mogelijkheid voor het individu om zijn toestemming in te trekken duidelijk beschikbaar zijn, en er moeten systemen zijn om ervoor te zorgen dat een dergelijke intrekking nauwkeurig wordt weerspiegeld in de systemen van de Organisatie.

  1. Gegevensminimalisatie

De Organisatie zal ervoor zorgen dat persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, in overeenstemming met de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

  1. Juistheid

De Organisatie zal redelijke stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens juist zijn.
Wanneer dit noodzakelijk is voor de wettelijke grondslag waarop gegevens worden verwerkt, zullen er maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens actueel worden gehouden.

  1. Archivering / verwijdering

Om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is, zal de Organisatie een archiveringsbeleid invoeren voor elk gebied waarin persoonsgegevens worden verwerkt, en dit proces jaarlijks evalueren.
Het archiveringsbeleid zal overwegen welke gegevens moeten/moeten worden bewaard, voor hoelang en waarom, in overeenstemming met de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

  1. Beveiliging

De Organisatie zal ervoor zorgen dat persoonsgegevens veilig worden opgeslagen met behulp van moderne software die up-to-date wordt gehouden.
Toegang tot persoonsgegevens zal beperkt zijn tot personeel dat toegang nodig heeft, en er moeten passende beveiligingsmaatregelen worden genomen om ongeoorloofde deling van informatie te voorkomen.
Bij het verwijderen van persoonsgegevens moet dit veilig en onherstelbaar gebeuren.
Er moeten passende back-up- en noodhersteloplossingen beschikbaar zijn.

  1. Inbreuk

In geval van een inbreuk

op de beveiliging die leidt tot de accidentele of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang tot persoonsgegevens, zal de Organisatie onmiddellijk het risico voor de rechten en vrijheden van mensen beoordelen en, indien van toepassing, deze inbreuk melden aan de relevante gegevensbeschermingsautoriteit in België, zoals vereist door de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

EINDE VAN HET BELEID